什么是部門職能說明書

　　隨著企業(yè)規(guī)模越來越大，所做的事情也越來越多，部門之間需要協(xié)調(diào)的事情自然而然就多。聯(lián)系越密切，部門之間的管理界限就越模糊。這時就需要一個標(biāo)準(zhǔn)化的文件——部門職能說明書，以清晰地呈現(xiàn)部門職能的邊界以及權(quán)限。

　　一、部門職能說明書的概念

　　首先我們來看看什么是部門。部門是一個組織的機構(gòu)，它是為完成特定任務(wù)而設(shè)置的具有權(quán)利管轄一個或多個特定領(lǐng)域事務(wù)的機構(gòu)。從定義上看，部門具有兩個特點，一個是它擁有管理權(quán)利，另一個是它立足于特定領(lǐng)域。再看部門職能說明書，它是將公司承擔(dān)的主要職能和權(quán)限用規(guī)范的語言界定后形成的文本。在編寫部門職能說明書的時候需要突出部門的這兩個特點。部門職能說明書能夠幫助部門員工對本部門需要做的事情形成統(tǒng)一的認(rèn)知，便于部門管理的同時，減少了部門之間推諉扯皮的現(xiàn)象，促進(jìn)部門間協(xié)作，提升運營效率。

　　二、部門職能梳理的原則

　　形成部門職能說明書最主要的步驟是部門職能的梳理。在梳理部門職能時需要謹(jǐn)記這樣兩個原則：一個是立足現(xiàn)實，一個是著眼未來。企業(yè)在發(fā)展過程中會更加清晰自己的業(yè)務(wù)范圍，不斷沉淀一些好的方法和工作流程，這些成功的經(jīng)驗需要進(jìn)行提煉、保留。這也就是為什么部門職能首先要立足于現(xiàn)實，也就是要把過往的成功經(jīng)驗固態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時也要考慮到隨著環(huán)境的變化，為完成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，一些做法也是會隨之變化、調(diào)整、改進(jìn)的，因此在編制部門職能的過程中也需要考慮未來。

　　三、部門職能梳理的方法

　　一般可以從戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、流程三個角度對部門職能進(jìn)行梳理。戰(zhàn)略決定了部門的側(cè)重點，部門需要對戰(zhàn)略進(jìn)行承接。公司戰(zhàn)略性文件中提及的項目需要在部門職能中體現(xiàn)，讓員工清楚明白部門有這樣一項目標(biāo)，它是需要部門所有員工去努力實現(xiàn)的。不同類型的組織結(jié)構(gòu)對于部門間的協(xié)作、權(quán)責(zé)分工本身就有一定影響。例如矩陣型組織結(jié)構(gòu)，雙頭甚至多頭管理是常見現(xiàn)象，這就需要在部門說明書中寫清楚不同部門管理的內(nèi)容。對流程進(jìn)行分析是部門職能梳理的重點，通過多層級分解流程，確定該段流程涉及的部門，以及涉及到的部門所被賦予的權(quán)利和責(zé)任，就可以得到部門職能。通過流程分析出來的部門職能較為完善，因此這也是最常用的一種方法。

　　四、部門職能說明書內(nèi)容

　　部門使命就是部門的核心定位，它是完整闡述部門的主要工作重心、核心價值的一句話。它是在全面了解部門職能的前提下，高度概括或者提煉總結(jié)而成的。一般可以在完成一級、二級職能之后進(jìn)行概括描述?？梢允褂眠@樣的“三段式”結(jié)構(gòu)：“依據(jù)XXX(文件、法規(guī)等)，做XXX(特定領(lǐng)域)事，達(dá)到XXX效果”。

　　一級職能是指部門為了實現(xiàn)其使命，需要進(jìn)行管理的關(guān)鍵領(lǐng)域。一級職能的編寫要求我們把從戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)或流程梳理出來的職能進(jìn)行提煉、匯總。匯總后按重要性排序，并使用PDCA原則檢查是否完整。接下來要辨別各部門的職能和組織結(jié)構(gòu)是否匹配，是否存在交叉、重疊、空缺現(xiàn)象。具體的分析過程與案例歡迎大家訂閱蘇盟在線《如何編寫部門職能》這一課程，這里就不再贅述了。最后要在充分溝通的前提下，與高層領(lǐng)導(dǎo)和各部門統(tǒng)一意見。

　　二級職能是指為取得關(guān)鍵領(lǐng)域成果部門采取的具體做法。二級職能除了來自一級職能的梳理、擴充外，還可以來自于：資料研讀、訪談等前期調(diào)研的積累;與行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)進(jìn)行對標(biāo);以及初步完成的稿件的溝通確認(rèn)過程。一般在溝通確認(rèn)時有3個重要的節(jié)點，首先是與部門負(fù)責(zé)人溝通，根據(jù)意見進(jìn)行修改;接著和高層領(lǐng)導(dǎo)溝通并修改形成意見征求稿，再次與部門負(fù)責(zé)人就修改內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)并簽字。通過“從下到上”與“從上到下”方法的結(jié)合，確保形成統(tǒng)一意見。

　　結(jié)束語

　　部門職能說明書是將部門所承擔(dān)的主要職能和權(quán)限用規(guī)范的語言界定，從而形成的標(biāo)準(zhǔn)化文本。它以戰(zhàn)略、組織、流程為依據(jù)，描繪了部門為達(dá)成關(guān)鍵成果的實施路徑圖。通過梳理、分析，理清了部門的權(quán)責(zé)，加強了部門間協(xié)作，提升了組織運營效率。它也是組織管理的基礎(chǔ)，為崗位設(shè)置、崗位職責(zé)劃分提供了依據(jù)。

　　部門職能說明書是用規(guī)范的語言來界定部門的主要職責(zé)和權(quán)限的標(biāo)準(zhǔn)化文本，是基于戰(zhàn)略、組織和流程，描述了部門為實現(xiàn)關(guān)鍵成果的實施路徑圖。通過梳理和分析，明確了部門的權(quán)責(zé)，加強了部門之間的協(xié)調(diào)與合作，提高了組織的運營效率。它也是組織管理的基礎(chǔ)，為崗位設(shè)置以及崗位職責(zé)劃分提供了依據(jù)。

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